In dit jaarverslag verantwoordt het Toezichthoudend Bestuur (ΤΒ) / Raad van Toezicht (RvT) hoe zij in 2022 invulling heeft gegeven aan de uitvoering van haar taken en verantwoordelijkheden.

Algemeen:
Al langer bestond de wens om van een TB naar een RvT te gaan. De wijze waarop het TB samenwerkte met de directeur leek al sterk op hoe een RvT acteert. Het is dan passend de toezichtsstructuur daar ook op aan te passen. Op 25 april 2022 zijn de nieuwe statuten bij de notaris gepasseerd en daarmee is de TB overgegaan in een RvT. Het herschrijven van de statuten, reglementen, profielschetsen e.d. hebben veel aandacht gevraagd van de TB/RvT. Dit is terug te zien in het groot aantal extra vergaderingen in de eerste helft van het jaar. Dit is waardevol geweest. De rolverdeling tussen bestuur en toezicht is duidelijker en geeft aan beide functies een passende inhoud.

De Bibliotheek CultuurPuntAltena (dBCPA) heeft zich goed herpakt na de Corona-crises. De RvT ziet een enorme veerkracht in het team en enthousiasme om doelen van de dBCPA te realiseren.

Sjaak Groeneveld heeft op 25 april zijn taak als voorzitter en lid van de TB neergelegd en is geen lid geworden van de RvT als gevolg van het accepteren van een functie die niet verenigbaar is met het bekleden van het lidmaatschap van deze RvT. We danken hem voor zijn enthousiaste inzet en meeleven met de dBCPA. Omdat de verwachting was dat er nog een lid zou stoppen hebben we twee vacatures opengesteld. We waren erg blij met een groot aantal respondenten en de kwaliteit daarvan. We zijn zeer verheugd dat we Liselotte van Bokhoven als voorzitter en Maarten de Winter als lid van de RvT mochten verwelkomen.

De RvT waardeert de flexibiliteit van de organisatie. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het snel kunnen inspringen bij vragen in de samenleving. Denk hierbij aan het snel opgezette taalonderwijs voor vluchtelingen uit de Oekraïne.

T.a.v. de financiën zijn de stijgende energielasten, personeelskosten en een dreigende verhoging van de exploitatiekosten een uitdaging. Dit houdt de RvT dan ook scherp in de gaten. Waar nodig wordt meegedacht om te kijken hoe er een grotere bron aan inkomsten en subsidies kan worden verworven. We waarderen de actieve houding van de organisatie in het verwerven van (doel-)subsidies.

Doelstelling RvT
De RvT houdt toezicht op de hoofdlijnen van het beleid en de algemene gang van zaken binnen dBCPA. Zij staat het bestuur met advies terzijde om de doelstellingen van de stichting te realiseren.

Samenstelling bestuur 2022
Voorzitter:
Tot 24-04-2022 Sjaak Groeneveld (tot 31 oktober waargenomen door Mirjam Noorduijn)
31-10-2022 Liselotte van Bokhoven

Secretaris:
25-04-2022 Chris van de Kuilen

Overige leden:
25-04-2022 Mirjam Noorduijn
25-04-2022 Steffanie van der Maas
31-10-2022 Maarten de Winter
25-04-2022 Annemieke Bok

Rooster van aftreden moet nog gemaakt worden.

Commissies:
HR commissie:
De HR commissie bespreekt en volgt de (beleids-)ontwikkelingen rondom medewerkers en vrijwilligers. Relevante bespreek- en beslispunten worden (indien nodig) vanuit daar geagendeerd in de bestuursvergadering.

Daarnaast doorloopt de HR commissie de ontwikkelingscyclus met de bestuurder met betrekking tot doelen en voortgang.

De renumeratiecommissie kwam bijeen op:
06-04-2022
02-11-2022

Leden: Annemieke Bok, Chris van de Kuilen, Maarten de Winter, Liselotte van Bokhoven

Auditcommissie:
De auditcommissie controleert en bespreekt de financiële (kwartaal-) rapportages en de jaarrekening. Deze commissie prioriteert en agendeert (indien nodig) bespreek- en
beslispunten voor de bestuursvergadering.

De auditcommissie kwam bijeen op:
09-11-2022

Leden: Steffanie van der Maas, Mirjam Noorduijn en Maarten de Winter

Vergaderingen en overige bijeenkomsten reguliere bestuursvergaderingen
Het Toezichthoudend Bestuur heeft in 2022 vergaderd op:

• 17 januari
• 25 januari
• 7 februari
• 14 maart
• 29 maart
• 14 april

De Raad van Toezicht heeft in 2022 vergaderd op:

• 2 mei
• 19 september
• 31 oktober

Bezoldiging
Hoewel de werkzaamheden van het toezichthoudend deel van het bestuur, en met name de voorzitter, veel tijd vergen en zeker niet van vrijblijvende aard zijn, is besloten om in 2022 geen algemene vergoeding uit te keren aan de leden van de RvT. Wel geldt voor de leden van de RvT een vocatieregeling van € 50,- per vergadering van de RvT en de commissies, met een maximum van € 500,- per jaar. Voor de voorzitter geldt een vocatiebedrag van € 75,- per vergadering, met een maximum van € 750,- per jaar. Naar het oordeel van de RvT past deze honorering bij de maatschappelijke rol en schaalgrootte van dBCPA.

Nevenfuncties
De RvT heeft de nevenfuncties van de leden in beeld en is alert op eventuele belangenverstrengeling.

Tot slot
We danken alle medewerkers en vrijwilligers van de stichting De Bibliotheek CultuurPuntAltena, wethouders, ambtenaren van de gemeente Altena en de vele samenwerkingspartners voor hun inzet en vertrouw.